Comment organiser un événement d’entreprise responsable ?

Mesurer l’impact dès la conception de l’événement

Pour organiser un événement plus responsable, le bon réflexe consiste à se poser les bonnes questions dès le départ. Certains choix ont un impact bien plus important que d’autres : mieux vaut donc les identifier avant de valider le programme.

Commencez par examiner plusieurs critères :

• La destination et le lieu : sont-ils facilement accessibles pour vos participants ?
• Les transports : quels modes de déplacement seront nécessaires pour rejoindre l’événement ?
• La restauration : quelle place donner aux produits de saison, aux options végétariennes et à la lutte contre le gaspillage ?
• Les équipements et la scénographie : peut-on louer, réutiliser ou limiter certains éléments ?
• L’hébergement : si votre événement se déroule sur plusieurs jours, quelles solutions privilégier ?

Chez Impakture, nous intégrons la réflexion environnementale dès la recommandation des solutions. L’objectif : vous aider à comparer les options et à prendre des décisions éclairées, en tenant compte de vos contraintes, de votre budget et de vos objectifs.

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Ne cherchez pas à tout optimiser en même temps. Identifiez d’abord les principaux postes d’impact de votre événement, puis concentrez vos efforts là où ils seront les plus utiles.

Choisir un lieu cohérent avec vos engagements

Certains labels, comme la Clef Verte pour les hébergements touristiques et les restaurants ou la certification ISO 20121 pour les systèmes de management responsable de l’événementiel, peuvent vous aider à orienter vos recherches. Ils ne remplacent toutefois pas les questions à poser directement aux établissements.

Quelques points à vérifier avant de réserver :

• Gestion de l’énergie : éclairage LED, équipements performants et maîtrise des consommations.
• Gestion de l’eau : dispositifs permettant de limiter les consommations.
• Gestion des déchets : tri, réduction des emballages et solutions de valorisation.
• Restauration : produits locaux et de saison, alternatives végétariennes et gestion des surplus.
• Accessibilité : proximité des transports en commun et possibilités de mobilité douce.

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Un lieu engagé n’est pas nécessairement celui qui affiche le plus de labels. C’est surtout celui dont les pratiques correspondent à vos objectifs et aux contraintes de votre événement.

Repenser les déplacements des participants

Le choix de la destination est stratégique. Un lieu adapté aux origines géographiques des invités, proche d’une gare ou desservi par les transports en commun, peut faciliter les déplacements et limiter le recours à la voiture individuelle.

Plusieurs solutions peuvent être envisagées :

• Privilégier le train lorsque cela est pertinent.
• Choisir un lieu accessible en transports en commun.
• Organiser des navettes collectives depuis une gare ou un point de rassemblement.
• Encourager le covoiturage entre participants.
• Favoriser la marche ou le vélo pour les trajets courts, lorsque les conditions le permettent.

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Communiquez les options de transport dès l’invitation, avec les horaires, les itinéraires et les éventuelles solutions de navette. Un bon réflexe, à anticiper dès le choix du lieu !

Concevoir une scénographie responsable

Bonne nouvelle : créer un décor marquant ne signifie pas forcément multiplier les installations neuves ou les éléments à usage unique.

Avant de produire de nouveaux supports, interrogez-vous sur ce qui peut être réutilisé, loué, adapté ou supprimé. Une scénographie bien pensée peut rester créative tout en limitant les ressources mobilisées.

Quelques pistes à explorer :

• Louer le mobilier et les équipements plutôt que de les acheter pour une seule occasion.
• Réutiliser les décors et les éléments de signalétique lorsque leur état le permet.
• Concevoir des structures modulaires, faciles à adapter à différents lieux et formats.
• Limiter les impressions et privilégier les supports numériques lorsqu’ils sont pertinents.
• Sélectionner des matériaux en tenant compte de leur origine, de leur durée de vie et de leur fin de vie.
• Adapter les équipements audiovisuels aux besoins réels de l’événement.

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Attention aux fausses bonnes idées : un matériau présenté comme recyclable n’est pas nécessairement recyclé en pratique. Les possibilités de réemploi, de collecte et de traitement doivent être vérifiées en amont.

Proposer une restauration locale et limiter le gaspillage

Le choix des menus, l’origine des produits et la gestion des quantités peuvent faire évoluer les pratiques sans sacrifier le plaisir de partager un bon repas. L’essentiel est d’anticiper.

• Privilégiez les produits locaux et de saison.
• Proposez des menus végétariens attractifs et variés.
• Ajustez les quantités au nombre de participants et au format du repas.
• Limitez les emballages et les contenants à usage unique.
• Anticipez la gestion des surplus avec le traiteur et les partenaires concernés.

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Si des denrées restent disponibles en fin d’événement, leur redistribution peut être envisagée avec une association habilitée dans le respect des règles sanitaires et de conservation.

Donner du sens à l’événement grâce à des animations engagées

Un événement responsable peut aussi devenir une occasion de sensibiliser les participants, à condition de le faire de manière pertinente.

Plutôt qu’un long discours théorique, privilégiez des formats participatifs qui donnent envie de découvrir, d’échanger et d’agir.

Quelques idées :

• Un atelier de fabrication de produits du quotidien à partir d’ingrédients adaptés.
• Un défi collectif autour de la biodiversité ou de la réduction des déchets.
• Une activité solidaire organisée avec une association locale.
• Une fresque ou un atelier collaboratif autour des enjeux environnementaux.
• Une visite ou une rencontre avec un acteur engagé du territoire.

Le choix de l’animation doit rester cohérent avec votre événement et votre public. Une activité imposée ou déconnectée des attentes des participants risque de manquer son objectif.

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Partez du message que vous souhaitez transmettre. Une animation fonctionne mieux lorsqu’elle illustre un engagement réel de votre entreprise plutôt que lorsqu’elle sert uniquement de prétexte à communiquer sur la RSE.

Un événement responsable, sans compromis sur l’expérience

Intégrer la durabilité à un événement d’entreprise ne signifie pas renoncer à la créativité, à la convivialité ou à l’effet « waouh ». Il s’agit avant tout de faire des choix cohérents, de la conception jusqu’au bilan, en tenant compte des objectifs de l’entreprise et de l’expérience des participants.

Chez Impakture, nous intégrons ces réflexions dès la conception de vos événements, pour imaginer des formats sur mesure qui concilient vos ambitions, votre budget et vos engagements.